Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung der Docia-Plattform verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Besuch unserer Website sowie für sämtliche Dienstleistungen der Docia-Plattform. Sie richtet sich an Besucher unserer Website, registrierte Kandidatinnen und Kandidaten, Arbeitgeber sowie sonstige Nutzer unserer Dienste.

Inhaltsverzeichnis

1. Verantwortlicher
2. Datenschutzbeauftragter
3. Geltungsbereich
4. Begriffsbestimmungen
5. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung
6. Rechte betroffener Personen
7. Besuch unserer Website
8. Cookies und Consent Management
9. Analyse- und Trackingdienste
10. Registrierung und Benutzerkonten
11. Bewerbungen und Recruiting-Prozess
12. Kommunikation
13. Empfänger personenbezogener Daten
14. Internationale Datenübermittlungen
15. Speicherdauer
16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der Nutzung der Docia-Plattform ist:

Docia GmbH
Chausseestraße 19
10115 Berlin
Deutschland

E-Mail: kontakt@docia.de
Telefon: +49 162 4791300

(im Folgenden „Docia", „wir" oder „uns")

2. Datenschutzbeauftragter

Die Docia GmbH hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt.

DataCo GmbH
Sandstraße 33
80335 München
Deutschland

E-Mail: info@dataguard.de
Telefon: +49 89 452459 900
Website: https://www.dataguard.de

Sie können sich mit allen Fragen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website und Plattform verarbeiten.

Dies umfasst insbesondere

• den Besuch unserer Website,
• die Registrierung eines Kandidatenkontos,
• die Registrierung eines Arbeitgeberkontos,
• Bewerbungen auf Stellenangebote,
• die Kommunikation mit Docia,
• die Nutzung unserer Plattformfunktionen,
• den Versand von E-Mails sowie
• die Nutzung unserer Analyse- und Statistikdienste.

4. Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeiten sowie Online-Kennungen wie IP-Adressen.

Unter einer Verarbeitung versteht man jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, beispielsweise das Erheben, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Auswerten oder Löschen.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung Begriffe verwendet werden, gelten ergänzend die Definitionen des Art. 4 DSGVO.

5. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Eine Verarbeitung erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht. Rechtsgrundlagen können insbesondere sein:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unbefugten Zugriff oder sonstige unrechtmäßige Verarbeitung zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.

6. Rechte betroffener Personen

Sie haben nach den gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktmöglichkeiten wenden.

7. Besuch unserer Website

7.1 Bereitstellung der Website

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch technische Informationen verarbeitet, die für die Bereitstellung und den sicheren Betrieb unserer Plattform erforderlich sind.

Hierzu gehören insbesondere

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• Referrer-URL,
• aufgerufene Seiten,
• Geräteinformationen,
• Spracheinstellungen sowie
• weitere technisch notwendige Verbindungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt, um

• die Website bereitzustellen,
• die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten,
• Angriffe zu erkennen und abzuwehren,
• Fehler zu analysieren und
• die technische Stabilität unserer Plattform sicherzustellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.2 Hosting

Unsere Plattform wird über Vercel betrieben.

Im Rahmen des Hostings verarbeitet Vercel personenbezogene Daten in unserem Auftrag, soweit dies für die Bereitstellung der Website erforderlich ist.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzinformationen von Vercel.

7.3 Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden Server-Logfiles erstellt.

Diese enthalten insbesondere

• IP-Adresse,
• Zeitpunkt des Zugriffs,
• Browserinformationen,
• Betriebssystem,
• angeforderte Ressourcen,
• HTTP-Statuscodes sowie
• weitere technische Informationen.

Server-Logfiles dienen ausschließlich

• der Gewährleistung der Systemsicherheit,
• der Fehleranalyse,
• der Missbrauchserkennung sowie
• der technischen Administration.

Eine Zusammenführung mit anderen Datenbeständen erfolgt grundsätzlich nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.4 Schutz vor Spam und automatisierten Zugriffen

Zum Schutz unserer Plattform verwenden wir Cloudflare Turnstile.

Cloudflare Turnstile hilft dabei, automatisierte Zugriffe, Bots und missbräuchliche Nutzung unserer Dienste zu erkennen und zu verhindern.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Browserinformationen,
• Geräteinformationen,
• Sicherheitsmerkmale,
• Interaktionsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Schutz unserer Plattform sowie unserer Nutzer.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Cookies und Consent Management

Unsere Website verwendet Cookies sowie vergleichbare Technologien.

Technisch erforderliche Cookies werden eingesetzt, um den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb unserer Website zu gewährleisten.

Analyse- und Marketingtechnologien werden ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung verwendet.

Beim erstmaligen Besuch unserer Website wird Ihnen ein Cookie-Banner angezeigt. Dort können Sie auswählen, welchen Kategorien von Cookies und vergleichbaren Technologien Sie zustimmen möchten.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

8.1 Google Consent Mode v2

Wir verwenden den Google Consent Mode v2 (Advanced Mode).

Die Einwilligungssignale werden beim erstmaligen Aufruf unserer Website standardmäßig auf „abgelehnt" gesetzt.

Erst nachdem Sie über unser Cookie-Banner eine Auswahl getroffen haben, werden die Einwilligungssignale entsprechend Ihrer Entscheidung aktualisiert.

Google Analytics 4 sowie Google Ads Conversion Tracking werden ausschließlich entsprechend Ihrer Einwilligung aktiviert.

Unser Consent Management wurde so implementiert, dass Analyse- und Marketingdienste erst nach einer entsprechenden Einwilligung aktiviert werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9. Analyse- und Trackingdienste

Wir verwenden Analyse- und Trackingdienste, um die Nutzung unserer Plattform besser zu verstehen, Fehler zu erkennen, unsere Dienste weiterzuentwickeln und den Erfolg unserer Marketingmaßnahmen zu messen.

Analyse- und Marketingdienste werden ausschließlich entsprechend Ihrer Einwilligung über unser Consent Management aktiviert. Sofern keine Einwilligung vorliegt, werden diese Dienste nicht oder nur in technisch erforderlichem Umfang betrieben.

9.1 Segment

Zur zentralen Verarbeitung und Weiterleitung von Analyseereignissen verwenden wir Segment.

Segment dient als Event-Pipeline und ermöglicht uns, Nutzungsereignisse datenschutzkonform an die von uns eingesetzten Analysedienste weiterzuleiten.

Je nach Nutzung der Plattform können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Ereignisse innerhalb der Plattform
• Browserinformationen
• Geräteinformationen
• IP-Adresse
• Seitenaufrufe
• Zeitstempel
• technische Identifikatoren

Segment verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Analyse der Nutzung unserer Plattform sowie zur Weiterleitung von Ereignissen an die von uns eingesetzten Analysewerkzeuge.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9.2 Google Analytics 4

Wir verwenden Google Analytics 4 zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website.

Google Analytics hilft uns zu verstehen,

• welche Seiten besucht werden,
• welche Funktionen genutzt werden,
• wie Besucher unsere Website verwenden,
• welche Inhalte verbessert werden können.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Seitenaufrufe
• Browserinformationen
• Geräteinformationen
• ungefähre Standortinformationen
• technische Kennungen
• Nutzungsereignisse
• Verweildauer
• Interaktionen innerhalb der Plattform

Google Analytics wird ausschließlich entsprechend Ihrer Einwilligung aktiviert.

Soweit möglich, werden IP-Adressen gekürzt bzw. nicht dauerhaft gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9.3 Google Ads Conversion Tracking

Wir verwenden Google Ads Conversion Tracking, um den Erfolg unserer Werbekampagnen zu messen.

Hierdurch können wir nachvollziehen, ob Nutzer nach dem Anklicken einer Anzeige bestimmte Aktionen auf unserer Website durchführen, beispielsweise

• die Registrierung eines Benutzerkontos,
• das Absenden einer Bewerbung oder
• die Kontaktaufnahme mit Docia.

Das Conversion Tracking erfolgt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9.4 PostHog

Wir verwenden PostHog zur Produktanalyse.

PostHog unterstützt uns dabei,

• Fehler zu erkennen,
• die Benutzerfreundlichkeit unserer Plattform zu verbessern,
• Funktionen weiterzuentwickeln und
• die Nutzung einzelner Bereiche unserer Plattform statistisch auszuwerten.

Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:

• Seitenaufrufe
• Nutzungsereignisse
• technische Geräteinformationen
• Browserinformationen
• Zeitstempel
• Sessioninformationen

Wir betreiben PostHog innerhalb der Europäischen Union.

PostHog wird ausschließlich entsprechend Ihrer Einwilligung aktiviert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

10. Registrierung und Benutzerkonten

Unsere Plattform richtet sich sowohl an Kandidatinnen und Kandidaten als auch an Arbeitgeber.

Für die Nutzung bestimmter Funktionen ist die Erstellung eines Benutzerkontos erforderlich.

10.1 Kandidatenkonto

Zur Erstellung eines Kandidatenkontos verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• gewünschter Tätigkeitsbereich
• gewünschter Einsatzort
• Verfügbarkeit
• Gehaltsvorstellungen
• Bewerbungsunterlagen
• Lebenslauf
• weitere freiwillig bereitgestellte Informationen

Diese Daten verwenden wir, um

• Ihr Benutzerkonto bereitzustellen,
• Bewerbungen zu ermöglichen,
• passende Stellenangebote zu vermitteln,
• mit Ihnen in Kontakt zu treten,
• Bewerbungsprozesse durchzuführen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung des Nutzungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10.2 Arbeitgeberkonto

Arbeitgeber können ein Benutzerkonto erstellen, um

• mit Docia in Kontakt zu treten,
• offene Stellen zu veröffentlichen,
• Bewerbungen zu erhalten,
• den Recruiting-Prozess gemeinsam mit Docia durchzuführen.

Hierbei verarbeiten wir insbesondere:

• Unternehmensname
• Ansprechpartner
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Rechnungsdaten
• Unternehmensanschrift
• weitere freiwillig bereitgestellte Informationen

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Bewerbungen und Recruiting-Prozess

Die Docia-Plattform unterstützt Kandidatinnen und Kandidaten bei der Bewerbung auf Stellenangebote sowie Arbeitgeber bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitenden.

Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich für den jeweiligen Bewerbungsprozess verarbeitet.

Hierzu gehören insbesondere:

• Lebenslauf
• Zeugnisse
• Qualifikationen
• Berufserfahrung
• Kontaktdaten
• Verfügbarkeiten
• Gehaltsvorstellungen
• weitere vom Kandidaten bereitgestellte Informationen

Eine Bewerbung wird nicht automatisch an Arbeitgeber übermittelt.

Nach Eingang einer Bewerbung wird diese zunächst durch Mitarbeitende von Docia geprüft.

Erst nach dieser Prüfung werden die Bewerbungsunterlagen an den Arbeitgeber übermittelt, auf dessen Stellenangebot sich die Kandidatin oder der Kandidat beworben hat.

Eine Weitergabe an andere Arbeitgeber erfolgt nicht ohne eine entsprechende Bewerbung oder eine andere geeignete Rechtsgrundlage.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Docia trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Insbesondere erfolgt keine automatisierte Auswahl oder Ablehnung von Bewerbungen ohne menschliche Beteiligung.

Eine KI-gestützte Entscheidungsfindung findet derzeit nicht statt.

12. Kommunikation

Im Rahmen der Nutzung unserer Plattform kommunizieren wir mit Kandidatinnen und Kandidaten sowie Arbeitgebern, insbesondere zur Bearbeitung von Bewerbungen, zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen und zur Beantwortung von Anfragen.

12.1 Kommunikation per E-Mail

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigungen, Bewerbungsbestätigungen, Passwort-Reset oder Informationen zum Bewerbungsprozess) verwenden wir Twilio SendGrid.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Inhalt der Nachricht
• Versand- und Zustellinformationen
• technische Protokolldaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Nutzungsvertrags bzw. zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12.2 Kommunikation per Telefon

Sofern Sie uns telefonisch kontaktieren oder wir Sie im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung oder einer Arbeitgeberanfrage telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu gehören insbesondere:

• Name
• Telefonnummer
• Gesprächsinhalte
• Gesprächsnotizen
• Zeitpunkt des Kontakts

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens oder zur Durchführung des Bewerbungs- bzw. Vertragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12.3 Kommunikation über WhatsApp

Auf Wunsch können Kandidatinnen und Kandidaten mit uns auch über WhatsApp kommunizieren.

Die Nutzung dieses Kommunikationswegs erfolgt freiwillig.

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren oder einer Kommunikation über WhatsApp zustimmen, werden die von Ihnen übermittelten Informationen zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet.

Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung von WhatsApp zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des Anbieters WhatsApp gelten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Kommunikation der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags dient.

13. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden ausschließlich verarbeitet, soweit dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist.

Eine Übermittlung erfolgt insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern:

• technische Dienstleister für Hosting und Infrastruktur,
• Anbieter von Authentifizierungs- und Speicherdiensten,
• Anbieter von Analyse- und Statistikdiensten,
• E-Mail-Dienstleister,
• Arbeitgeber, sofern Sie sich auf eine konkrete Stelle beworben haben,
• Behörden oder Gerichte, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht.

13.1 Eingesetzte Dienstleister

Zur Bereitstellung unserer Plattform setzen wir insbesondere folgende Dienstleister ein:

Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag oder als eigenständige Verantwortliche, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist.

14. Internationale Datenübermittlungen

Ein Teil der von uns eingesetzten Dienstleister kann personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder einen Zugriff aus Drittstaaten ermöglichen.

Soweit eine solche Übermittlung erfolgt, stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden.

Hierzu gehören insbesondere:

• Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission,
• Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCCs),
• ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, soweit erforderlich.

Weitere Informationen zu den jeweiligen Schutzmaßnahmen stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Insbesondere gelten folgende Grundsätze:

• Daten Ihres Benutzerkontos werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht.
• Bewerbungsunterlagen werden gespeichert, solange dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.
• Vertrags- und Rechnungsdaten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
• Server- und Sicherheitsprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme erforderlich ist.
• Analyse- und Trackingdaten werden entsprechend den jeweiligen Einstellungen der eingesetzten Dienste gespeichert oder anonymisiert.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks sowie nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer Weiterentwicklungen, Änderungen unserer Dienstleistungen oder gesetzlicher Anforderungen erforderlich wird.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht.

Sofern Änderungen Ihre Rechte wesentlich betreffen oder gesetzlich eine Information erforderlich ist, werden wir Sie in geeigneter Weise über diese Änderungen informieren.